MANUAL DE USO DE SPONTANIA
(Versión 5.2)



Índice


1    Introducción

¿Qué es Spontania?

Requerimientos de Usuario


2     Proceso de conexión

La primera conexión

Entrada a la sesión Spontania


3   Antes de completar la conexión a la sesión

Test de Audio:      

Test de Video:    

Test de Conectividad:  


4    Interfaz de usuario

Chat de texto

Controles de Sonido y Video

Petición de palabra

Audio

Vídeo

Compartición de Aplicaciones

Control Remoto

Pizarra

Transferencia de Ficheros

Navegación asistida

Encuestas

Opciones Adicionales

Ayuda

Indicadores


5   Interfaz de Moderador

Configuración General

Gestión de servicios

Gestión de petición de palabra

Configuración por usuario

Monitorización remota de la conectividad de los usuarios

Desconexión de usuarios

Opciones adicionales

Lanzador


6   Finalizar la sesión


7   Mensajería Instantánea Corporativa

Instalación

Interfaz de usuario

Conversaciones de chat

Transferencia de Ficheros

Iniciar Sesión Spontania


8   Dispositivos Móviles

Instalación

Proceso de Conexión

Interfaz de Usuario

Finalizar la sesión


Anexo 1. Portal Web de Spontania

Acceso al Portal Web

Listado de Sesiones disponibles

Instalación de la Mensajería Instantánea

Creación y Modificación de Sesiones

Gestión de Encuestas

Salir del Portal Web




  1. Introducción


¿Qué es Spontania?


Spontania es una aplicación software de videoconferencia y colaboración unificada dirigida a la empresa. Proporciona un conjunto de utilidades interactivas de comunicación y colaboración en tiempo real para que varias personas de forma simultánea pertenecientes a la empresa u organizaciones colaboradoras (clientes, proveedores, etc.) puedan mantener reuniones a distancia, formación online, trabajar en equipo remotamente, realizar presentaciones comerciales, dar soporte remoto, etc de forma efectiva, productiva y ahorrando gastos.

Puede ser utilizada por personas internas y externas a la organización que podrán estar ubicadas desde diferentes localizaciones, incluso a nivel internacional, a partir de una conexión a Internet y desde equipos comunes como PCs, Macs, iPhones y iPads.

Requerimientos de Usuario


A continuación se indican los requerimientos mínimos que deben cumplir los dispositivos de los participantes para poder utilizar Spontania:


  1. En caso de utilizar un PC o portátil:



  1. En caso de utilizar un equipo Mac de sobremesa o portátil:





  1. En caso de utilizar un iPhone o iPad:



  1. Proceso de conexión


La primera conexión


La primera vez que una persona va a acceder a Spontania, independientemente del procedimiento de conexión elegido  entre los que se explican más adelante en este apartado así como que si el acceso es mediante un PC o con un equipo Mac, el usuario se encuentra con una página que le pide instalar el plugin ligero de Spontania.



Al pulsar el botón de "INSTALAR", comienza automáticamente la instalación del software de Spontania. El procedimiento de instalación se realiza en unos pocos segundos siguiendo los pasos indicados en pantalla, que dependen del sistema operativo y el navegador utilizado.


En el caso de un ordenador con sistema operativo Microsoft Windows y un navegador Internet Explorer, el usuario deberá realizar los pasos propios para la instalación de un componente ActiveX.



En el caso de un equipo con sistema operativo Mac y navegador Safari, el usuario deberá realizar los pasos propios para instalar un paquete DMG.



Entrada a la sesión Spontania


Existen diferentes formas de acceso una sesión Spontania, las cuales se listan a continuación.


1ª Modalidad de Entrada a Sesión: A través del Portal Web de Spontania. El usuario se conecta desde un navegador en su ordenador accediendo a la URL principal de Spontania (que será del tipo http://www.servidor_spontania.com/)



En esta URL, el portal presenta al usuario dos pestañas diferentes para que puedan optar por una, en función de qué perfil de usuario tendrá en la sesión:



Las funcionalidades que se habilitan para uno y otro perfil se describen con más profundidad en apartados posteriores de este manual (apartado 4 y 5). A nivel básico, el perfil moderador dispone de unas funcionalidades más avanzadas para la gestión de una sesión en la que hay varios participantes conectados.


Asistente ó Invitado

Moderador u Organizador


Tal como se muestra en la figura superior, el usuario asistente debe seleccionar la pestaña de “Asistir”, y en ella rellenar la siguiente información:



En algunas ocasiones al usuario se le podría solicitar que escribiera una clave:



Esto sería debido a que el organizador habría definido que la sesión necesita validación previa para el acceso, quedando restringido a aquellas personas que conocieran esa clave de acceso.


Hay veces que el usuario tiene que escribir una clave de conexión porque el organizador podría haber establecido un control de acceso más restrictivo en el que sólo ciertos usuarios determinados pueden conectarse a la sesión. En tal caso, cada participante debe escribir los datos de acceso de “Login” y “Password” correspondientes a su cuenta individual de Spontania. Estos datos habrían sido creados previamente a nivel de administración y notificados a cada usuario individualmente.


Tanto si hay acceso restringido o no, una vez el asistente rellene correctamente los datos de conexión de la pestaña “Asistir” se le muestra una última página que se encarga de conectarle a la sesión Spontania de forma automática tras unos pocos segundos. La barra de azul de progreso de la parte inferior informa sobre el proceso de conexión y se puede visualizar más detalles pulsando la casilla con el mensaje de “Mostrar proceso de actualización de Spontania”.



Por otra parte, en lo relacionado con la conexión como moderador a la sesión, éste debe acceder a través de la pestaña de “Organizar” y, además de rellenar el campo de “SessionID”, debe escribir sus datos de “Login” y “Password”. Esto se debe a que el usuario que se autentica a través esta pestaña dispondrá de unas funcionalidades avanzadas en la sesión, las de moderador (apartado 5). Las cuentas de moderador también se establecen a nivel de administración.


El moderador (organizador) una vez ha validado su acceso, se encuentra una página previa con los datos de configuración más representativos de la sesión Spontania en la cual se va a conectar.



La conexión se completa pulsando el botón de .


Al final de este manual, en el anexo 1 que recoge la información sobre el Portal Web de Spontania, en el subapartado referente al Listado de Sesiones disponibles, se explica qué son los campos que el organizador ve en esta página. Además de esos campos, el organizador dispone de 2 botones más:


Nuevo ID Sesión”: permite generar un nuevo valor de “SessionID”, invalidando el valor anterior. Esto asegura que posibles participantes que hubieran conectado previamente en la sesión Spontania con el código de sesión antiguo no podrán volver a conectarse salvo que reciban el valor nuevo.


Abre un correo electrónico con el enlace de conexión a la sesión.


Nota: en el caso de disponer de la funcionalidad de traducción de Spontania, los usuarios traductores deben acceder a la sesión a través del Portal Web de Spontania (ver anexo 1).


2ª Modalidad de Entrada a Sesión 2: Desde un correo electrónico. Usted podrá haber recibido un correo electrónico en cuyo contenido aparece el enlace web de la sesión concreta de Spontania a la cual se va a conectar. Si bien este email podría haber sido editado previamente por el remitente, posiblemente en el cuerpo del correo aparecerán unas breves instrucciones para facilitar el acceso a la sesión, así como opcionalmente una clave en caso de que la sesión Spontania hubiera sido configurada para tener un control de acceso mediante clave de sesión.



3ª Modalidad de Entrada a Sesión: Desde la Mensajería Instantánea de Spontania. A través del sistema de mensajería y presencia que viene incluido con la solución de Spontania, es factible y sencillo recibir o enviar a cualquier usuario en él conectado una solicitud “espontánea” para la incorporación a una sesión Spontania nueva o a una que ya pudiera estar en curso.


Hay dos formas para generar esta solicitud de acceso a una sesión Spontania desde la mensajería:




De esta forma se arranca una nueva sesión Spontania en la cual el usuario que ha pulsado ese botón dispondrá además del rol de moderador. Posteriormente, desde la sesión iniciada es factible añadir a más personas siguiendo el procedimiento que se explica en el Apartado 5 con la opción de “Invitar”.




En las imágenes siguientes se muestra también el procedimiento para añadir a varios usuarios a una misma conversación de chat, en caso de querer iniciar la sesión con más de 2 personas:



Los usuarios seleccionados reciben una invitación de conexión a una sesión Spontania como la que se ve en la siguiente imagen:



  1. Antes de completar la conexión a la sesión


Nota: El test que se explica en este apartado está disponible en Windows, no para la versión Spontania de Mac.


En cualquiera de los procedimientos explicados en el apartado 2, y como paso previo antes de llegar a acceder a una sesión de Spontania, al usuario se le muestra la posibilidad de realizar un test general de dispositivos y conectividad. Es muy recomendable realizar esta prueba tanto la primera vez que se utiliza Spontania, como en el caso de que se hubiera realizado alguna sustitución sobre los dispositivos multimedia utilizados (micrófono, cascos o webcam) con el fin de que el usuario pueda certificar que su equipo está correctamente configurado para utilizar Spontania correctamente.



Pulsando sobre “Comenzar test” aparecerá la siguiente pantalla que ofrece unas pequeñas indicaciones para comenzar la prueba. En caso de pulsar sobre “Saltar” se podrá pasar por alto todo el test, o cuando se pulsara sobre alguna prueba concreta, se saltaría dicha prueba.


Test de Audio:


Solo hay que seguir las instrucciones que se describen en las ventanas que aparecen a medida que el test va avanzando.


1º Altavoces; Nos aparecerá un listado de los dispositivos de audio disponibles en nuestro PC si elegimos la opción de “Selección Manual de Dispositivo”. Podemos también marcar la opción de “Detección Automática” y la aplicación nos informará con qué dispositivo de sonido se va a realizar la prueba de reproducción de audio.



Una vez esté seleccionado el dispositivo correspondiente se reproducirá una breve grabación al pulsar sobre el botón de “Probar dispositivo”. Si la locución la oímos correctamente, se puede pulsar en el botón de “”, que nos llevará al siguiente paso.



Si no escuchásemos correctamente la grabación, debemos pulsar sobre “No” y seleccionar otro dispositivo; y si no lo hubiese, nos informaría que nuestra tarjeta de sonido no funciona correctamente, lo que impedirá poder escuchar sonido durante la sesión.


2º Micrófono; una vez pasado el test de audio en los altavoces, pasamos a la siguiente pantalla que nos va a permitir comprobar el funcionamiento del micrófono. Para ello, debemos seleccionar en la pantalla el micrófono que queremos utilizar con Spontania a partir del listado de dispositivos de grabación de sonido que están disponibles en el PC.



Antes de seleccionar el botón de “Comprobar Grabación” y en función del dispositivo seleccionado de la lista, se podrá obtener visualmente cierta información de si dicho dispositivo está capturando sonido, viendo si oscila la barra verde situada a la derecha del micrófono seleccionado. En caso que estemos hablando y que dicha barra no oscile será recomendable probar con otra opción de micrófono diferente, en caso de que hubiera.


Una vez se seleccione el botón de “Comprobar Grabación” lo primero que se solicita al usuario es la realización de una grabación breve hablando a ese micrófono. Esta grabación sucede durante el tiempo en el cual la banda ancha verde inferior esté en progreso, acompañado además por un mensaje de Grabando”. Tras ello, el usuario podrá escuchar el sonido de dicha grabación, notificado además con la palabra “Reproduciendo”. Las siguientes imágenes reflejan estos pasos:



Una vez completados estos pasos si hemos oído correctamente nuestra voz y con una calidad y volumen adecuado, podemos finalizar la parte del test referente al Audio.



Si no nos satisface el sonido que hemos escuchado, se podrá repetir esta prueba de micrófono hasta que consideremos que hemos seleccionado y ajustado correctamente el dispositivo de micrófono.


Si no existiera un micrófono en el PC o no se consiguiera realizar la prueba de grabación de forma correcta, el resto de participantes no podría escucharnos durante la sesión.


Test de Video:


La siguiente prueba del test es la prueba de video, para lo cual es preciso disponer de una webcam o similar conectada al PC.



Al seleccionar la webcam a partir del menú desplegable que aparece en la parte derecha, deberíamos vernos o ver la imagen capturada por la cámara seleccionada. Adicionalmente si se desea, a partir de esta imagen el usuario podrá configurar y ajustar la calidad de la imagen (enfoque, etc). Tras ello, hay que pulsar el botón de “Continuar” para finalizar el test de vídeo.



En el caso de que el test detectara que la cámara web no captura imagen en el formato más idóneo para la plataforma, el usuario recibirá un aviso tal y como se muestra en la siguiente imagen para informarle de que su cámara podría no ofrecer un rendimiento óptimo durante la sesión, y que podría ser susceptible de experimentar algún error inesperado durante el uso de la aplicación en su PC.



Test de Conectividad:


Esta última prueba permite medir la velocidad de conexión de red del usuario extremo a extremo, es decir desde su puesto a la plataforma Spontania central.



Manual

Automático


Si la prueba de conectividad no se supera, el participante no podrá conectarse a la sesión. Si accede a través de una red en la cual pudiera existir algún proxy (ej: desde su oficina), quizá necesite introducir los datos de configuración de proxy de esa red donde se encuentra. Si existe conectividad, podrá obtener un dato estimativo de la velocidad disponible tanto a nivel de subida como de bajada.


Completada esta prueba, quedará finalizado el test de Spontania.



Si alguna de las pruebas no se completó con éxito, es recomendable que el usuario revise la configuración correspondiente a la prueba no superada e intente realizar el test de nuevo, para así tener la mejor experiencia de usuario durante el uso de Spontania.


Si todas las pruebas se han realizado con éxito, observará una última ventana pequeña que le informará que está procediendo a completar la conexión.



Y tras ella, habrá entrado en la sesión Spontania.




  1. Interfaz de usuario

El interfaz de usuario consta de tres secciones principales:


1º. La barra superior, que recopila información general del usuario y la sesión.




Esta barra superior se puede dividir en 3 partes principales:


  El nombre del usuario. Si este usuario dispusiera además del rol de moderador, se indicaría visualmente esta información a la derecha del nombre.


Detalles generales sobre la sesión:



Esta ventana de ejemplo presenta los datos de conexión de una sesión que permite acceso telefónico (funcionalidad sólo disponible para versiones avanzadas de Spontania) y precisa de acceso con clave de sesión.


Los controles de ventana para minimizar, maximizar y cerrar.


Si además el usuario pulsara con el ratón en cualquier zona de la barra superior no asociada con ningún icono, la ventana de la aplicación de Spontania se convierte en flotante. En esta situación el usuario podría reubicarla por la pantalla como si de otra aplicación se tratase.



2º El Área Principal de la aplicación, en el cual se visualizan tanto los videos de los participantes como aquellos documentos o aplicaciones que algún participante pudiera compartir, o la pizarra electrónica.



En lo referente a los videos, debajo de las imágenes de aquellos participantes con su video encendido se añade la siguiente información:



Por otro lado, este área principal está diseñado para seleccionar de forma automática la vista más apropiada de la sesión en función del número de videos activos y de qué utilidades de colaboración se estén empleando, adaptando además el tamaño y posición en pantalla de videos y compartición. Con todo, si el participante situara su cursor en cualquier zona del área principal, observará que le aparecerán varios botones adicionales en la parte inferior para que manualmente pueda establecer otra configuración de la vista.



El significado de estos botones es el siguiente:


Cambia el formato de visualización. Los formatos posibles son cuatro:

  • Vista “Videocolaboración”: muestra simultáneamente los videos de los participantes junto con la utilidad de colaboración en uso (compartición, pizarra).
  • Vista “Reunión”: muestra sólo los videos de los participantes, todos al mismo tamaño.
  • Vista “Conferencia”: uno los videos se muestra en un tamaño mayor en comparación con el resto. En esta vista, si se pinchara con el ratón sobre cualquiera de los videos de menor tamaño, pasaría a ocupar la posición del video de mayor tamaño.
  • Vista “Colaboración”: se muestra exclusivamente la utilidad de colaboración en uso.

En el formato de vista de “Reunión” o “Conferencia” pueden llegar a mostrarse 10 videos de forma simultánea. En el caso de la vista de “Videocolaboración”, el número de videos puede ser de 4-5, además de la utilidad de colaboración.

Rota una posición los vídeos que actualmente estén activos en sesión. Su uso puede ser interesante cuando el usuario no esté visualizando en su pantalla a algún participante cuyo video sí está activo pero oculto por haber cubierto el máximo número de videos simultáneos en el tipo de vista correspondiente.

Conmuta entre las modalidades de visualización de 2 Dimensiones y 3 Dimensiones.

(Nota: esta opción no está disponible para Mac, y sólo hay vistas en 2 Dimensiones)

Activa el modo de visualización de “Pantalla Completa” en el cual exclusivamente se muestra el área principal de la aplicación, ocultando el panel de control y panel superior, concentrando así la atención del usuario en el propio transcurrir de la sesión.


Adicionalmente, el área principal permite realizar otras acciones para interactuar con las vistas (Nota: estas  opciones no están disponible para Mac):


3º. El Panel de Control, que permite al participante interactuar con las funcionalidades de la aplicación durante el transcurso de la sesión Spontania.



Este panel está compuesto de varias partes que se explican a continuación:


En la parte superior del panel se puede ver el icono que permite desplegar el listado de los participantes conectados, así como conocer qué servicios de comunicación y colaboración están activados para cada usuario.



El significado de los iconos mostrados en este menú desplegable son los siguientes.


  1. A nivel de COLUMNAS:


Moderación y Gestión de sesión

Indica si hay moderador y quién tiene ese rol

Indica quién ha solicitado la palabra


Servicios de Comunicación

Texto: capacidad de escribir chat

Voz: capacidad de ser escuchado

Vídeo: capacidad de transmitir video

Servicios de Colaboración

Compartición de aplicaciones o escritorio

Control remoto

Servicio de pizarra interactiva

Transferencia de ficheros

Navegación asistida


  1. A nivel de FILAS:

Tipo de Dispositivo utilizado

PC/portátil Windows

Mac

Teléfono ó equipo de videoconferencia (Sólo en versiones avanzadas)

iPhone

iPad


Las casillas que están marcadas indican los servicios actualmente en uso por cada uno de los participantes.



La activación y desactivación de estos servicios lo puede realizar individualmente cada usuario interactuando con los botones del panel de control que se muestran a continuación:



El funcionamiento más detallado de cada uno de los servicios se describe en los próximos sub-apartados.


En algunos casos, el participante podría observar que la mayoría de esos botones no están visibles y exclusivamente aparecen los mostrados a continuación, según aparece en la siguiente imagen. Esto es propio de los casos en los cuales se haya establecido realizar la sesión gestionada por un moderador. Posteriormente se explicará con más detalle la labor del moderador.



Chat de texto  


Para enviar un mensaje de texto durante el transcurso de una sesión, solo hay que escribir el texto en la línea señalizada en la imagen como “Zona de Escritura”, y luego pulsar la tecla “ENTER” del teclado o sobre el botón de “Enviar”.



Por defecto, el mensaje se enviaría de forma pública a todas las personas que estén conectadas a la sesión (“A: Todos”). Spontania también permite intercambiar mensajes de texto de forma privada entre los participantes, pulsando sobre el botón señalizado en la imagen superior con una flecha en verde y seleccionando la persona a la que se le quiere transmitir dicho mensaje. Los mensajes escritos o recibidos a nivel público aparecen en formato de letra normal, mientras que los privados se muestran en letra cursiva.


Por último, existen dos botones “A+” y “A-” con los cuales se puede aumentar o disminuir el tamaño de letra de los mensajes en la ventana de chat.


Controles de Sonido y Video


Durante el transcurso de la sesión, el usuario podrá realizar ajustes sobre el volumen a nivel de audio tanto en micrófono (volumen cómo te escuchan) como de altavoz (volumen cómo escuchas) utilizando los controles de sonido mostrados en la siguiente imagen.



En algunos casos, especialmente en el caso de no utilizar cascos, estos controles podrían regularse de forma automática por la aplicación para evitar la generación de eco en la sesión.


El otro icono permite la modificación en vivo de qué dispositivos de audio y video el usuario está utilizando.



La modificación se realiza pulsando el icono asociado con el dispositivo de sonido o video que se quiere sustituir, y seleccionando el nuevo del listado desplegable. Los nombres de dispositivos que se muestran se corresponden generalmente con el nombre de su driver software asociado. Para el caso de la webcam se proporciona un botón más llamado “Configurar” para hacer ajustes avanzados del tipo de brillo, contraste, etc mostrando la ventana de configuración asociado al driver de video.


Petición de palabra


El botón de la mano sirve para que el participante pueda solicitar turno de palabra en la sesión. Su uso habitual sucede en casos como cursos de formación o reuniones con muchas personas conectadas, en los cuales el participante podría tener restringido la comunicación por otros medios, como por chat, voz o video.


Junto con este botón de petición de palabra, el participante dispone de la posibilidad de introducir un mensaje de texto con el motivo por el cual está solicitando este permiso. Este texto sería recibido y visualizado por la persona que dispusiera del rol de moderador, que sería quien podría autorizarle a tener interlocución, tal y como se explica en el apartado 5 sobre el moderador.



Audio


En relación al audio, hay 2 botones diferentes para activar y desactivar la transmisión de voz (micrófono) y la reproducción del sonido recibido del resto de participantes (altavoz).


Activado

Desactivado


Pulsando sobre estos 2 botones se podrá conmutar el estado del dispositivo asociado entre “Activado” y “Desactivado”. Si el botón estuviera en estado de “Desactivado” y al pulsar sobre el mismo mantuviera este mismo estado, esto podría significar que no existe un dispositivo de ese tipo en el PC o que no se ha configurado correctamente su driver a nivel de sistema operativo.


Por último, podría suceder que la opción de micrófono estuviera activada pero el resto de participantes no le escuchasen. Esto podría ser debido a que el moderador ha configurado su usuario en modalidad de voz “push-to-talk”. En esta configuración, el usuario podrá ser escuchado solamente cuando mantenga pulsada la tecla de “Control” (CTRL) de su teclado, pudiendo dejar de pulsar esta tecla cuando terminase de hablar, de forma análoga a cómo cuando se utiliza un walkie-talkie. Esta configuración de sonido podría haber sido activada por el moderador en caso de que hubiera detectado que está conectado en un lugar con bastante ruido exterior o con un sonido ambiente que dificulta una correcta audición de la sesión, o porque el propio usuario ha mostrado interés en utilizar esta modalidad de voz para disponer de mayor privacidad al poder determinar él mismo cuando el resto de participantes le va a escuchar.


Vídeo


Sobre el video local, el usuario puede optar por mantener encendida o apagada su imagen.


Activado

Desactivado


De forma análoga a como se explicó antes para el audio, si el icono de la cámara permaneciera en estado “Desactivado” pese a pulsar varias veces sobre el icono para su activación, podría ser debido a que no hay cámara en el PC, o que no está correctamente instalada o configurado su driver.  Podría ser también debido a que se hubiera establecido a nivel administración una configuración con un máximo número de videos simultáneos por pantalla, y ya se hubiera alcanzado dicho máximo.


Compartición de Aplicaciones


El servicio de Compartición de Aplicaciones permite que las personas conectadas en la sesión puedan mostrar al resto de participantes su escritorio (usuarios Mac), o también un documento o una aplicación individual (usuarios Windows).


Disponible

En Uso o Deshabilitado


En el caso de los usuarios con PCs o portátiles Windows, cuando pulsen el botón anterior de inicio del servicio de compartición primero ven una ventana para seleccionar qué aplicación o aplicaciones desean compartir con el resto de asistentes.



La primera opción, la de “Escritorio”, permite mostrar toda la pantalla al resto de participantes. Si el usuario desea mostrar una aplicación concreta, debería únicamente marcar dicha aplicación y pulsar en “Aceptar”. Si la aplicación que desea mostrar no apareciera inicialmente en esa ventana, bastaría con que la abriera y pulsara el botón de “Refrescar”, actualizándose así el listado de aplicaciones disponibles para ser compartidas. Pulsando “Cancelar” no iniciaría la compartición.


Una vez el usuario hubiera seleccionado y aceptado el inicio del servicio, a partir de este momento el resto de los asistentes en la sesión comenzará a ver dicha aplicación y los cambios que vaya realizando sobre ella. También podrán ver el movimiento de su ratón, todo en la vista tipo de “Videocolaboración” en la cual los videos de los participantes aparecerán en la parte izquierda (o parte inferior según el tipo de pantalla o aplicación compartida).



En caso de que el usuario observara en alguna parte de la pantalla (o en toda la zona de compartición) una imagen de tipo rejilla como la que se muestra a continuación, esto es debido a que la persona que comparte ha situado alguna otra aplicación “encima” de la aplicación que está compartiendo con el resto de participantes. Bastará que oculte dicha otra aplicación o que ponga en primer plano la aplicación que había seleccionado compartir, para que el resto de personas puedan percibir íntegramente la imagen de la compartición. (Si se comparte el escritorio, no se visualizan imágenes tipo rejilla al autorizar enseñar toda la pantalla).



Si el usuario que activa la compartición dispone de un Mac, en su caso automáticamente comenzará a mostrar su pantalla completa, según se le advierte con el siguiente mensaje:



A la persona que comienza a compartir, la aplicación Spontania se le minimiza automáticamente en su barra de tareas, y en su lugar le aparece una pequeña barra flotante con los videos de los otros participantes (hasta 4) y algunas opciones adicionales.



Estas otras opciones son:


Detener el servicio de compartición (Análogo a pulsar las teclas de “CTRL” y “F12” a la vez).


Mostrar la pantalla principal de Spontania (y volver a minimizarla)


Indicador de notificaciones, para informar al usuario que comparte sobre quién está hablando.


Progreso de transferencia: indica cuando el resto de participantes estará viendo exactamente lo mismo que el usuario que comparte ve en su pantalla. Esta barra de progreso se reiniciará ante cambios o modificaciones que se efectúen sobre el contenido que se está compartiendo para indicar al usuario que comparte cuando el resto de participantes ve en pantalla los últimos cambios.


La compartición es un servicio que mientras un usuario lo tenga activado ningún otro podrá activarlo, es decir, dos personas diferentes no podrán compartir aplicaciones a la vez en la misma sesión.


Control Remoto


Para activar este servicio de control remoto, previamente debe estar en uso el servicio de compartición de aplicaciones o escritorio, ya que el control se tomará sobre la aplicación, documento o escritorio compartido. Por esta razón, al iniciar una sesión Spontania, el usuario podrá observar que este botón aparece deshabilitado en el Panel de Control, y no se habilitará para su selección hasta que la compartición esté activada.


Deshabilitado

Disponible


El otro paso necesario para que el servicio de control remoto quede establecido es que el usuario propietario de la aplicación o escritorio compartido acepte dicha toma de control.



Una vez aceptado, el usuario tendrá control sobre la aplicación remota, y se le notificará según el siguiente mensaje:



A partir de ese momento, el participante que hubiera activado el servicio de control podrá interactuar con la aplicación o escritorio del usuario remoto usando su teclado y ratón local. El usuario propietario de la aplicación compartida también podrá seguir utilizando su equipo o aplicación simultáneamente. El servicio sólo puede estar disponible en un usuario simultáneo tomando control remoto cada vez.


La activación de esta funcionalidad hace aparecer además un nuevo botón en los iconos flotantes de gestión de vistas de Spontania para la persona que ha sido autorizada a tener control remoto. Este nuevo botón permite parar temporalmente el uso del control remoto sin detener completamente el servicio, esto es, sin perder la autorización ya concedida por el propietario para disponer de control remoto de su equipo.


               Activada                                                Desactivada


Es interesante el uso de esta opción si el usuario que tiene control remoto precisa durante un cierto intervalo de tiempo hacer cambios exclusivamente en su ordenador local. Así las acciones que pudiera realizar con su teclado o ratón no actuarían durante ese intervalo sobre el otro equipo.


El servicio de control se detiene pulsando el botón correspondiente a este servicio. Al para el control remoto, no obstante se mantendría la visualización de la aplicación remota (al seguir activa la compartición) y sería factible que un nuevo usuario pudiera solicitar control remoto sobre dicha aplicación. Por otra parte, estando el control activo, si el propietario de la aplicación pulsara el botón de explicado en el servicio de compartición, se detendría tanto el control como la compartición.


Pizarra


Nota: la funcionalidad de pizarra no está disponible para la versión Spontania de Mac. Sí se podría utilizar por otros usuarios con equipos Windows conectados en la sesión, si bien los usuarios con Mac no verían esta utilidad.


La pizarra es otro de los servicios de colaboración disponibles con Spontania. Mediante la pizarra, se habilita un espacio gráfico temporal para que uno o varios participantes puedan dibujar o hacer anotaciones sobre un nuevo “lienzo” o sobre alguna imagen previa.


Disponible

Deshabilitado


Es decir, el servicio de Pizarra tiene dos modos diferentes de activación:



               

Los usuarios que han activado la interacción con la pizarra dispondrán de una barra vertical como la mostrada en la imagen anterior en la cual se incluyen diferentes botones de utilidades gráficas para colaborar en ella.


   “Pincel”: Se dibujará la línea trazada con el ratón mientras esté pulsado el botón izquierdo del ratón.

   “Línea”: al pulsar el botón izquierdo del ratón se indica el punto de inicio de la línea. Manteniendo pulsado ese botón se decidirá la longitud de la línea, y al soltar el botón se establece el otro extremo de la línea.

   “Figura circular”: al pulsar el botón izquierdo se determina la posición de uno de los vértices de un rectángulo ficticio en cuyo interior quedaría trazado la figura circular. Manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón se establece la forma de la figura y su tamaño, y al soltar dicho botón la figura queda dibujada.

   “Figura rectangular”: análogo al botón anterior aunque en este caso para dibujar la figura rectangular.

   “Texto”: permite insertar texto en la pizarra. Al pulsar el botón izquierdo se determina la posición del mensaje (de su primer carácter) en la pizarra además de activar la escritura del texto. Mientras no se pulse el botón ENTER del teclado el mensaje no quedará escrito en la pizarra y no podrá ser visualizado por el resto de personas. Hasta ese momento, si se pulsa de nuevo el botón izquierdo se determinará una nueva posición para el texto.

    “Opciones de texto”: sólo actúa si está seleccionada la opción anterior de “Texto”. En tal caso, mostrará una ventana de diálogo para configurar el formato de fuente del texto (tamaño de letra, tipo, color…)

    “Deshacer”: elimina el último cambio realizado. Pulsándolo sucesivamente, irá suprimiendo cambios anteriores (incluso la acción de limpiar que se explica a continuación).

    “Limpiar”: borra  todo lo que se hubiera pintado en la pizarra (a excepción de la imagen inicial si hubiera habido).

“Grosor de línea”: permite seleccionar el ancho de la línea que se pintaría para las 4 primeras opciones referentes a recursos gráficos (pincel, línea, figura circular, figura rectangular).

“Color”: permite seleccionar el color del recurso gráfico que se utilice en la pizarra. Adicionalmente, si se pulsa sobre  , se podrá pasar a modalidad de dibujar figuras con fondo transparente en lugar de blanco.

“Guardar”: permite guardar una copia de la imagen actual a un fichero local (extensión “.jpg”).

“Salir”: finaliza la utilidad de pizarra para ese usuario. Si hubiera otros usuarios con la funcionalidad de pizarra activa, esto haría que la pizarra se mantuviera presente pero que el usuario ya no pudiera editar más.


Transferencia de Ficheros


Otro de los servicios de colaboración que tiene Spontania es la transferencia de ficheros. Cualquier usuario presente en la sesión puede transmitir un fichero al resto de participantes sin esperar al final de la sesión, y a la vez que otros servicios de comunicación y colaboración están activos.


Disponible

Deshabilitado


El usuario que desea enviar el fichero, tras pulsar el botón del servicio, se le abre una ventana de diálogo donde podrá buscar y seleccionar el fichero que desea transferir en su equipo. Al pulsar “Abrir” se iniciará la transferencia. (Si desea enviar un fichero que está abierto, debe guardar los últimos cambios antes de la transferencia para que los participantes reciban la versión adecuada).



Se puede seguir el progreso de la transferencia mediante un icono en la parte inferior derecha del interfaz.



Solamente es factible una transferencia de ficheros a la vez.


Navegación asistida


Nota: la funcionalidad de navegación asistida no está disponible para la versión Spontania de Mac. Sí se podría utilizar por otros usuarios con equipos Windows conectados en la misma sesión, si bien los usuarios con Mac no verían esta utilidad.


La navegación asistida permite la presentación a otros participantes de recursos web que estuvieran localizables en Internet, incluso también en zonas de la Intranet al la cual el usuario tiene acceso.


Disponible

Deshabilitado


La operativa de este servicio es la siguiente: al usuario que activa el servicio se le abre un navegador Internet Explorer en la página de inicio que tenga predeterminada. A partir de ese momento, el contenido web de las páginas que este usuario vaya cargando localmente en ese navegador será transmitido y visualizado a los pocos segundos en un navegador Internet Explorer que se abriría en los PCs del resto de los participantes. La instancia de navegador concreto donde se muestren estos contenidos de la navegación asistida podrán reconocerse porque llevará un título de página que comienza por “Dialcom:” y porque tendrá limitado algunas de sus funcionalidades habituales (como la barra de direcciones, los controles de navegación, etc.) con el fin de que el usuario pueda concentrarse en el contenido web al cual se le está redirigiendo.



Con todo, al tratarse del navegador individual de cada usuario, en todo momento cada participante podrá interactuar sobre él y seleccionar cualquiera de los enlaces en él disponibles, o realizar acciones a nivel local con posibles formularios o botones que en la página web se encuentren, sin que el resto de los usuarios perciba estas acciones o vea alterado su navegador. Únicamente si la persona que ha activado el servicio realizara alguna acción en el navegador desde el cual está asistiendo la navegación, como ir a una nueva página, es entonces cuando el navegador del resto de usuarios de nuevo cargaría el contenido al cual se está redirigiendo a todos los participantes.


Este servicio difiere respecto la compartición porque no se muestra el navegador local de un usuario con el resto, sino que cada usuario dispone de su propio navegador para la visualización de los contenidos web a los cuales se les dirige. Es por ello también que en algunos casos la página web mostrada en el navegador de cada participante podría variar dependiendo de su contenido, de la configuración de seguridad local establecida en el navegador, etc.


Encuestas


Las encuestas en línea son otra funcionalidad de colaboración que ofrece Spontania. Con ellas, se puede sondear, preguntar y recabar información a varios o todos los participantes en una sesión sobre cuestiones recopiladas en dichas encuestas.


En el caso de que un participante se le solicite cumplimentar una encuesta, se le advertirá mediante la siguiente ventana informativa:



Una vez el usuario acepta, en una página web le aparecerá el contenido de la encuesta para que pueda cumplimentarla.



Opciones Adicionales


En el Panel de Control también se puede encontrar un botón para desplegar un menú de opciones adicionales:


Estas otras opciones son las siguientes:











Ayuda

El botón permite acceder a una zona web de ayuda sobre la aplicación Spontania, en la cual está disponible este manual junto a otras posibles guías de utilizacion.


Indicadores


En la parte inferior de la pantalla aparecen algunas últimas iconos o indicadores informativos:


Informa sobre qué usuarios están hablando o emitiendo algún sonido en la sesión. Si en ese listado apareciera algún usuario que no estuviera realmente hablando, esto podría deberse a que está inyectando sonido (posiblemente eco) por no estar utilizando auriculares o por no tener una configuración adecuada de sonido en su PC local.


Notifica que la sesión está siendo grabada, en el caso de que aparezca este indicador.


  Notifica sobre el progreso de envío o recepción de un fichero durante el uso del servicio de transferencia de ficheros.


Conexión segura. Todos los datos intercambiados en la sesión están siendo cifrados para asegurar la máxima confidencialidad de las comunicaciones en la sesión.


Calidad de la conexión. Informa al usuario de su nivel de conectividad en la sesión.


En caso de pulsar sobre ese icono, el usuario podrá observar con mejor detalle el tráfico de red consumido por la solución Spontania en su PC tanto a nivel de entrada como de salida (unidad de medida: Kilobits por segundo):



Como se observa en la gráfica, Spontania monitoriza el consumo de red que está realizando en el PC tanto a nivel de entrada como de salida. En el caso de que dicho consumo pudiera ser superior a la conectividad de red disponible, el usuario recibiría una notificación semejante a la siguiente, variando el estado del icono de la calidad de la conexión:



Durante el intervalo de tiempo que pudiera durar la situación de conectividad de red insuficiente, el usuario podría recibir una calidad de video inferior a la habitual de Spontania y el número de videos podría reducirse hasta un máximo de 4.


Si la conectividad de red decreciera drásticamente a un valor mínimo del orden de unos pocos Kbps, o que fuese nulo (ej: desconexión de red), la aplicación Spontania informaría de esta situación al usuario con el siguiente mensaje.



Bastará que el usuario recupere conectividad de red mínima para volver a ser reconectado automáticamente en la sesión, sin necesidad de realizar ninguna acción manual.


  1. Interfaz de Moderador

El moderador es un rol avanzado de la solución Spontania que otorga al usuario que lo tiene de unos privilegios adicionales para la gestión de la sesión mientras ésta sucede. El usuario con rol de moderador podrá realizar todas las funciones propias de cualquier otro participante, y además algunas otras avanzadas con las cuales podrá moderar o gestionar la sesión según su criterio. Esto es, el moderador podrá realizar todas las acciones explicadas hasta el momento en este manual, pero también algunas más.


Este rol es asignado a nivel de administración.


Las funciones avanzadas que el moderador puede realizar en la sesión son las siguientes:



Como se introdujo en el apartado 2, un usuario podrá acceder a la sesión con el permiso de moderador en las siguientes situaciones:



No obstante, un usuario que no hubiera comenzado como usuario moderador podría recibir este rol si el moderador en curso le cediera dicho rol. En tal caso, el moderador pasaría a ser otro usuario normal y aquel no podría recuperar la moderación salvo por acción análoga del nuevo moderador.



Para pasar la moderación, el moderador deberá pinchar en el icono correspondiente a la columna de y asociado a la fila del usuario al cual se quiere ceder este rol.


La pantalla del moderador es exactamente idéntica a la de un usuario normal excepto en su Panel de Control.


A continuación se muestran los paneles de control de moderador y de usuario, tanto en el caso de que la sesión se auto-gestionable por los propios participantes, como que la gestión la realice sólo el moderador:


  1. Sesión auto-gestionable (a la izquierda panel de moderador; a la derecha panel de usuario)


MODERADOR                                                USUARIO

 



  1. Sesión gestionada por moderador (a la izquierda panel de moderador; a la derecha panel de usuario)


MODERADOR                                                USUARIO

 



En los dos casos anteriores, las principales diferencias que se observan en el Panel de Control del moderador en comparación con el de un usuario son las siguientes:


En los próximos sub-apartados se describen con más detalle estas diferencias señaladas.


Configuración General



El botón de “Configuración” le permite al moderador conocer y/o modificar en tiempo real la configuración general establecida para la sesión a nivel de administración. Pulsando sobre esta opción, el moderador puede ver una ventana de este tipo:




Los campos disponibles en esta ventana son los siguientes:



Si se realizara alguna modificación sobre estos parámetros, al pulsar el botón de “Aplicar” o “Aceptar”  la configuración de todos los usuarios se actualizaría con los últimos valores establecidos en esta ventana (también sobre aquellos usuarios que se hubieran realizado configuraciones específicas a nivel de usuario, quedando actualizados a estos nuevos cambios).


Gestión de servicios


Para activar alguno de los servicios de comunicación y colaboración de Spontania a alguno de los participantes hay que actuar sobre la casilla del usuario (listado en filas) y del servicio (listado en columnas) correspondiente, y marcarla con el icono de .


Para realizar la operación contraria, es decir, desactivar uno de los servicios a algún participante, el moderador pulsará sobre la casilla que esté en estado activado para dejarla con el icono desactivado.


Gestión de petición de palabra


El moderador no dispone de botón de Petición de Palabra, dado que esta funcionalidad está dirigida a llamar la atención al moderador para que dé autorización a participar en la sesión. Esto es así ya que en casos como en las sesiones gestionadas por el moderador, éste podría haber dejado desactivado a algunos participantes servicios como su video, voz e incluso el chat, quedando sin capacidad de participar en la sesión salvo bajo solicitud previa al moderador.


Por ello, lo que el moderador sí dispone es de la capacidad para atender las solicitudes de palabra y aceptar o no la petición.


Así, un usuario cuando solicita la palabra al moderador, ésta queda señalada mediante la aparición de un icono   en la fila asociada a su nombre, tal y como se muestra a continuación:



Cuando el moderador pulsa sobre el icono de , se le muestra una ventana con el comentario que el usuario había escrito, que le podrá servir para determinar si autoriza o rechaza dicha solicitud de palabra:


En el caso de aceptarla, tal como muestra la imagen anterior, el moderador podrá determinar qué servicios de comunicación para ese usuario se activarán automáticamente con la aceptación.


Configuración por usuario


En el caso de pulsar sobre alguno de los iconos, se accederá a la ventana de “Configuración de Usuario” asociada al usuario correspondiente.


Esta ventana es semejante a la explicada en la sección de “Configuración General” y está encaminada a permitir al moderador definir una configuración diferente a uno o varios usuarios individuales. Las diferencias principales al configurar a nivel de usuario en lugar de en general son las siguientes:


Monitorización remota de la conectividad de los usuarios


El moderador dispone de un indicador de color cambiante para advertir respecto a la calidad de la conexión a Spontania de cada uno de los participantes. Dicho indicador puede presentar 2 colores principales:


Calidad de conexión buena. El usuario está recibiendo según la calidad de video configurada.

Calidad de conexión baja. El usuario está recibiendo una calidad de video inferior a la que estaría establecida para la sesión.


Este indicador puede servir para alertar que alguno de los participantes podría tener unas prestaciones de red no adecuadas, estar pasando por una situación transitoria de conectividad de red insuficiente, o que su ordenador no posee recursos de procesamiento suficientes. En tal caso, esto podría derivar que la experiencia del usuario en la sesión no fuera óptima al no percibir la calidad de video u otros servicios de forma óptima.


Nota: los dispositivos tipo iPhone y iPad funcionan con calidad de conexión baja por la diferencia de capacidad de procesamiento en comparación con PCs.

Desconexión de usuarios


Como si de otro servicio de comunicación o colaboración se tratara, el panel de control del moderador ofrece una columna específica (la última) para desconectar al usuario en cuya fila se pulse el icono de .


Opciones adicionales

En el menú de opciones adicionales , además de las propias que el moderador dispone por ser un usuario más, se pueden encontrar algunas funcionalidades más avanzadas, concretamente en los submenús de “Moderación”, “Invitar” y “Ver”.

  1. Moderación


El moderador puede desde aquí realizar varias acciones, tal y como muestra la siguiente imagen.



Existen 2 posibles formatos para realizar grabación:




La activación de la grabación hace que a todos los usuarios se les encienda el piloto de que la sesión está siendo grabada.


En caso de que se mostrara este indicador y el moderador no hubiera activado ninguno de los formatos de grabación locales, esto sería debido a que se habría programado a nivel de administración que la sesión se grabara y almacenara de forma automática en la plataforma central (sólo disponible en versiones avanzadas de Spontania).










Los iconos de gestión de las encuestas tienen el siguiente significado:


Editar la Encuesta

Edición de Encuesta no permitida (generalmente debido a que su creador fue otro usuario)

Ver la Encuesta

Ver los resultados de la Encuesta

Eliminar la Encuesta

Eliminación de Encuesta no permitida (generalmente debido a que su creador fue otro usuario)

Enviar la Encuesta a los participantes


Los detalles más concretos para la generación, edición, visualización de encuestas y resultados, y borrado se explican en el anexo 1 al final de este manual.


Una vez el moderador determine qué encuesta quiere solicitar que se rellene por los asistentes, debe pulsar el icono y le solicitará los últimos parámetros:



En esta ventana final el moderador puede decidir a qué usuarios concretos envía la encuesta, o a si la envía a “TODOS” los participantes de la sesión. Y puede establecer que las respuestas a la encuesta sean anónimas, marcando la opción de “Anónima”; en otro caso se recibirían con el nombre de usuario que la ha respondido.


Importante: esta funcionalidad de “Encuestas” sólo estará disponible para los usuarios moderadores que hayan adquirido ese rol tras autenticarse como moderadores. En caso de haber recibido la moderación por parte de otro usuario, es decir, que el usuario no dispusiera de una cuenta registrada a nivel de administración con capacidad de ser moderador, esta funcionalidad no estaría disponible.



  1. Invitar usuarios


El moderador tiene la facultar de poder invitar a más participantes a una sesión Spontania en curso. Para ello dispone de varios procedimientos, algunos de los cuales podrían no estar disponibles según la solución Spontania adquirida:





Para utilizar esta funcionalidad es necesario que el usuario moderador tenga en funcionamiento en su ordenador la aplicación de Mensajería Instantánea y Presencia que Spontania incluye con la solución.




Esta funcionalidad podría no estar disponible en la sesión ya que requiere que se haya activado a nivel de administración la funcionalidad avanzada de acceso telefónico en Spontania, así como haberse establecido la integración de Spontania con una centralita telefónica, IP PBX o gateway de telefonía.




  1. Ver


Esta opción dentro del menú de opciones avanzadas añade algunas utilidades adicionales que se describen a continuación:





Dentro de esta ventana se ofrecen las siguientes opciones:


àAutomático”: valor por defecto. No se aplica ningún tratamiento especial al usuario en la rotación de videos.

àSiempre Activo”: el video de ese participante se mantendrá en todo momento encendido durante la ejecución de la rotación de videos.

àSiempre Inactivo”: el video de ese participante se mantendrá en todo momento apagado durante la rotación de videos.




En el caso de activar esta opción, a partir de ese momento los participantes tendrán en pantalla la disposición de videos y de los recursos de colaboración que el moderador tenga en su propia pantalla. De hecho, los botones que se describieron para interactuar con las vistas quedarán inoperativos en todos los usuarios (salvo el botón de vista en pantalla completa) a excepción de para el usuario moderador.


Lanzador


Nota: Esta funcionalidad no está disponible en todas las versiones de Spontania.


Los usuarios que disponen de una cuenta creada a nivel de administración con capacidad de actuar como moderadores observarán que, tras completarse la primera conexión a Spontania como moderador habiendo accedido desde el portal web (no desde la Mensajería Instantánea), se les queda en su escritorio un acceso directo a Spontania, concretamente al denominado “Lanzador de Spontania”.



Pulsando dos veces con el ratón sobre este acceso directo, se abrirá el Lanzador:



Según se ve en esa imagen, este lanzador ofrece 3 botones principales:



En el apartado 2 de este manual referente al “Proceso de Conexión” se citaba que cada sesión de Spontania tiene asociado un código número llamado SessionID (identificador de sesión). Gracias al botón de “Nuevo SessionID” del lanzador, el moderador podrá generar un nuevo código de SessionID de esa sesión, invalidando el código anterior. Esto asegura que posibles participantes que hubieran conectado previamente en esa misma sesión virtual de Spontania no podrán volver a conectarse con aquel enlace salvo que reciban el nuevo.


Una vez este botón se utilice, se observará que el valor mostrado en el Lanzador de “Session Id” cambia automáticamente. Asimismo, el botón quedará inoperativo hasta que el moderador utilice ese código accediendo a la sesión.





Esta opción permite generar la plantilla de un correo electrónico con los detalles de conexión para el acceso a la sesión de Spontania identificada con el “Session ID” visualizables desde el Lanzador, sin necesidad de de que el moderador tenga que conectarse a la sesión y usar la opción análoga del menú de “Invitar”.





Al pulsar este botón, el usuario accederá a la sesión identificada por “Session ID” como moderador, sin necesidad de que acceda a través del portal web de Spontania.


  1. Finalizar la sesión

Para abandonar la sesión, basta que el usuario pulse sobre el icono situado en la parte superior derecha de la aplicación donde están el resto de controles de ventana.



En algunas versiones de Spontania, una vez el usuario abandona la sesión, éste puede observar que se le abre un navegador con un informe resumen de los beneficios obtenidos al utilizar Spontania:



En este informe se presenta la siguiente información:

  1. Mensajería Instantánea Corporativa


La solución Spontania de Dialcom incluye también un componente de Mensajería Instantánea y Presencia para su uso por los empleados de la empresa.


Este componente no es necesario tenerlo instalado en el ordenador para poder participar en una sesión de Spontania. No obstante, es una aplicación sencilla y amigable que añade funcionalidades de comunicación y colaboración en tiempo real adicionales a las ya enumeradas con Spontania.


Entre las funcionalidades adicionales que el componente de Mensajería Instantánea de Spontania proporciona a sus usuarios se pueden destacar las siguientes:


Instalación


De forma análoga al rol de moderador, la Mensajería Instantánea (a veces referida con las siglas de “IM”) es una funcionalidad cuya usabilidad precisa de una configuración específica a nivel de administración, en el sentido que deberán existir cuentas de usuarios de mensajería creadas en este nivel para que los usuarios puedan completar con éxito la instalación.


Los pasos de la instalación son los siguientes:


  1. Conectar a la URL principal de Spontania y pulsar sobre la sección “Acceso a portal”, la cual se puede encontrar en la parte superior derecho de esa página web.



  1. En la nueva página, con la casilla de “Rol” en el valor de “Usuario”, introducir los datos de login y password correspondientes a la cuenta que el usuario haya recibido de su administrador (el campo de “ENTIDAD” podría no aparecer, o aparecer ya cumplimentado. En caso que hubiera que rellenarse, consulte con su administrador para conocer cuál es el valor que debe utilizar).



  1. Seleccionar la opción de “Conectar IM



  1. Esperar unos segundos mientras la nueva página web realiza la descarga e instalación del software de Mensajería de Spontania (esta página y procedimiento automático de instalación dependerá del navegador utilizado).



  1. Se arranca la aplicación de Mensajería Instantánea desde la ventana de autenticación para que el usuario pueda escribir sus datos de acceso recibidos por el administrador (este paso podría realizarse de forma automática):


               


Según se muestra en la imagen superior, en aquellos casos en los que el usuario se conecte a Internet desde una conexión de red controlada por un proxy, el usuario deberá pulsar el botón de “Avanzado” y rellenar los datos solicitados en la pestaña de proxy para completar la conexión.


Una vez escritos correctamente los datos de autenticación así como si fueran precisos los de proxy, al pulsar el botón de “Conectar” se valida la conexión y tras unos breves segundos el usuario ya puede ver la ventana principal de la aplicación de Mensajería, terminando así el proceso de instalación.



Para futuras conexiones a la aplicación, será suficiente pinchar en el acceso directo que se genera en el escritorio, o también configurar la aplicación para que se inicie con el arranque del PC dentro de la opción de “Preferencias” de la aplicación que luego se enumera.


Interfaz de usuario


El interfaz de usuario de la aplicación de Mensajería Instantánea y Presencia de Spontania se compone de varias partes, las cuales se describen en este apartado.


1ª. Los controles de ventana.



En esta zona se muestra el nombre de IM con el cual el usuario se ha conectado a la aplicación. Asimismo, los controles de ventana permiten realizar las acciones comunes de minimizar, maximizar y cerrar la ventana de la aplicación.


2ª. La barra de herramientas



La barra de herramientas clasifica en varios menús las funcionalidades disponibles con la aplicación de Mensajería Instantánea.


  1. Menú “IM”



Configuraciones generales a nivel de chat: chequeo ortográfico, historial del chat,…


Configuraciones correspondientes a Grupos de chat


Configuración de acceso a la aplicación. Es en esta categoría donde se puede establecer que la Mensajería Instantánea se inicie automáticamente cada vez que el ordenador se arranque.


Preferencias para la transferencia de archivos


Selección de avisos de audio que se escuchan ante determinados sucesos o mensajes recibidos.


Personalización de los recursos gráficos de la aplicación (emoticones, texto, avatar,...)


Configuración del comportamiento de la aplicación ante eventos.




  1. Menú “Contactos”






  1. Menú “Acciones”







  1. Menú “Ayuda”





3ª. La Barra de Estado



En la Barra de Estado el usuario puede modificar de forma sencilla la información de presencia que el resto de contactos es notificado sobre dicho usuario. Para ello, basta que pinche sobre el icono y seleccione el nuevo estado que desea tener. Estos estados son los siguientes:


Seleccionando un nuevo estado, el cambio se aplicará a nivel gráfico tanto en la Barra de Estado de la aplicación, como en el icono asociado a la aplicación en la bandeja del sistema.



Asimismo, el resto de contactos conectados a la aplicación de Mensajería Instantánea podrán conocer cuál es el estado de presencia de ese usuario viendo el icono asociado a dicho usuario así como el mensaje que acompaña al nombre del contacto.



Adicionalmente existe un estado de presencia más, que es el siguiente:



Este estado lo activa de forma automática la aplicación cuando el usuario está conectado a una sesión Spontania. Este estado no puede ser variado manualmente por el usuario a otro estado de presencia durante el transcurso de la sesión Spontania, hasta que se desconecte de esta sesión.


Adicionalmente, el usuario podrá generar estados adicionales sobre los existentes por defecto. Para ello dispone de las 2 opciones inferiores en el menú de estado:




Por último, en la Barra de Estado en la parte derecha aparece el botón grande de Spontania.



Pulsando este botón, el usuario de la Mensajería Instantánea inicia el procedimiento de conexión a una sesión nueva vacía de Spontania, según se explicó en el apartado 2 de este manual.


4ª. La Barra de Acceso Rápido a funcionalidades



En la Barra de Acceso Rápido se incluyen varios iconos para utilizar algunas utilidades explicadas anteriormente sin necesidad de buscarlas en el menú correspondiente. Concretamente las utilidades que están disponibles en esta barra son las de agregar contactos, ver descargas y difundir un mensaje.


5ª. El Panel Principal



En el Panel Principal aparecen listados todos los contactos del usuario según los grupos que ese usuario hubiera determinado de forma local.


La información que se muestra de cada grupo es la siguiente:


La información que se muestra de cada contacto es la siguiente:


En caso de que el usuario pulse con el botón derecho sobre el Panel Principal, aparecen diferentes opciones dependiendo de si se ha pulsado sobre un grupo o sobre un contacto:






               Opciones de Grupo                                Opciones de Usuario

Opciones de grupo:







Opciones de contacto:










En el Panel Principal, además de los contactos conectados también se pueden visualizar aquellos que no están conectados, señalizados con un icono de en su información de presencia al final de la lista.


Conversaciones de chat


Una de las principales utilidades de la aplicación IM de Spontania es la posibilidad de mantener conversaciones de texto con uno o varios contactos a la vez.


La forma más habitual para poder comenzar un chat con un contacto es pulsando dos veces con el ratón sobre el contacto concreto y automáticamente se abrirá una nueva ventana como la siguiente (también se puede hacer usando la opción de “Comenzar una conversación” del Panel Principal)



Esta ventana consta de varias partes:



En el momento que alguno de los contactos esté escribiendo un mensaje dentro de alguna ventana de conversación abierta con el usuario, el icono de presencia asociado a ese contacto tanto en la ventana principal de la aplicación como en la ventana de la conversación cambia temporalmente por:



El método más habitual para añadir nuevos usuarios a una conversación de chat existente es arrastrando desde la ventana principal del IM el contacto nuevo que se desea añadir hacia el listado de contactos ya incluidos de la ventana de chat, tal como se ejemplifica en la siguiente figura (esto también se consigue usando la función de “Incluir en una conversación existente…” de la ventana principal, o pulsando botón derecho del ratón sobre el área de contactos ya incluidos en la conversación de chat y seleccionando luego la opción de “Invitar usuarios”):



Es factible mantener varias conversaciones de chat simultáneas con diferentes contactos. Cada conversación se podrá seguir pulsando en la pestaña superior correspondiente. El usuario puede saber si tiene mensajes pendientes de leer de alguna de estas conversaciones, ya que la etiqueta superior de la conversación podría mostrar en color rojo el nombre de los contactos:



Finalmente, los botones disponibles en la barra horizontal inferior de la ventana de una conversación chat son los siguientes:


     Análogo a la función ya explicada de “Invitar a una sala SPONTANIA”.


     Análogo a la función ya explicada de “Enviar un archivo”.


   “Enviar foto de su escritorio”: realiza una captura de pantalla del escritorio del usuario y la envía al contacto de la conversación mediante la transferencia de un fichero de imagen.


     Muestra el listado de emoticones disponibles para ser utilizados en la conversación de chat.


   Notifica una llamada de atención a la otra parte (o “buzz”), la cual genera una vibración sobre la conversación de chat.


Transferencia de Ficheros

Una de las capacidades disponibles en el componente de Mensajería Instantánea de Spontania es el envío de ficheros. Esta funcionalidad puede arrancarse tanto desde el menú de “Acciones” del interfaz principal de Spontania IM, como desde una ventana de conversación activa de chat al pulsar el botón de  , pudiéndose realizarse la transferencia con un usuario o con varios a la vez.


Al usuario que inicia esta funcionalidad se le pregunta qué fichero concreto quiere transmitir. Una vez lo encuentre y lo seleccione, a los usuarios destinatarios les aparece una ventana notificación en su pantalla para autorizar el envío.



El progreso de la transferencia lo pueden seguir tanto el usuario que envía el fichero como el que lo recibe, con una ventana semejante a las de conversación de chat, y en cuya etiqueta figura el nombre del contacto que está recibiendo el fichero o de quien lo está recibiendo.



Completada la transferencia, el fichero podrá abrirse directamente desde esa misma ventana, o también abrir el directorio configurado para almacenar los ficheros transferidos.



Iniciar Sesión Spontania


La aplicación de Mensajería Instantánea de Spontania, entre las principales funcionalidades que ofrece a sus usuarios está el acceso rápido y sencillo a una sesión de Spontania.


En algunos casos, puede resultar que varios usuarios hayan comenzado una conversación de chat pero que sea preciso un mayor nivel de comunicación y colaboración en tiempo real que el que es posible con texto desde la Mensajería Instantánea. En tal caso, pulsando sobre el botón los contactos en la conversación de chat recibirán una invitación para comenzar una sesión de videocolaboración de Spontania.


Los usuarios que hayan aceptado la invitación podrán verse, hablar y colaborar entre ellos desde un espacio online de videocolaboración Spontania.



El funcionamiento de la sesión Spontania sigue el mismo funcionamiento a lo explicado en los apartados previos de este manual.


  1. Dispositivos Móviles


Spontania es una aplicación que puede utilizarse no sólo en ordenadores de sobremesa y portátiles, sino también en dispositivos móviles. En los siguientes apartados se explica cómo se utiliza desde terminales iPhone o iPad.


Instalación


La instalación es análoga la de cualquier otra aplicación para iPhone y iPad, es decir, primer debe localizarse en el Apple Store y luego pulsar sobre la opción de “Instalar”. El nombre de la aplicación es “Spontania Mobile”.



El proceso de instalación dura unos breves segundos, tras los cuales el usuario puede encontrar el icono de la aplicación dentro de la ventana de aplicaciones de su terminal.



Proceso de Conexión


Antes de conectar a la sesión Spontania, el usuario debería haber sido informado acerca de los parámetros de conexión concretos de la sesión Spontania en la cual se va a conectar. Estos parámetros serán solicitados al iniciar la aplicación Spontania desde el iPhone o iPad.



Los parámetros de conexión concretamente son los siguientes:



Existe un cuarto parámetro opcional, que es la clave de acceso, que solamente será requerida en aquellas sesiones que hubieran sido configuradas a nivel de administración para que los usuarios introduzcan clave para validar su acceso (clave de sesión, o el password de usuario).



En caso de no haber recibido estos parámetros de conexión, el usuario debe consultar con el organizador de la sesión.


Si ya hubiera recibido la información de acceso pero ésta estuviera en un formato de enlace web como el siguiente  http://<NOMBRE_SERVIDOR>/portal/join.jsp?sessionID=<NUMERO_SESION> en vez de con los parámetros anteriores enumerados de forma individual, el usuario también podría extraer los valores de los parámetros “Servidor” y “Número de Sesión” extrayendo los campos <NOMBRE_SERVIDOR> y <NUMERO_SESION> de esa URL, respectivamente. También podría conectarse pulsando sobre dicho enlace a través del navegador del iPhone o iPad.


Interfaz de Usuario


Una vez el usuario ha accedido a la sesión, la aplicación Spontania Mobile consta de 2 pantallas principales que se describen en este subapartado, las cuales se puede pasar de una a otra arrastrando la ventana de derecha a izquierda o viceversa con la pantalla táctil del iPhone o iPad.


1ª. La pantalla del Panel de Control


Como su nombre indica, esta pantalla es la equivalente al Panel de Control de la aplicación Spontania en equipos Windows o Mac.


El layout del Panel de Control tanto en posición horizontal como vertical es el siguiente:


            


Consta de varias zonas:



En esta zona superior, en la esquina superior derecha, se encuentra además el botón de configuración de servicios locales, con el cual el usuario pueda activar o desactivar la emisión de video y emisión/recepción de audio en el dispositivo durante la sesión.





2ª. La pantalla del Área de Trabajo


Esta pantalla equivale al Área Principal de la aplicación Spontania para equipos Windows y Mac (ver apartado 4 de este manual).


El Área de Trabajo dispone de 2 formatos de visualización:


  1. Vista tipo de “Videoconferencia”: formato utilizado mientras el servicio de compartición de aplicaciones no se ha iniciado. En él se muestran los videos de aquellos participantes con el servicio de video activo, hasta un máximo número de 4 videos, así como el video local emitido al resto de participantes desde el iPhone o iPad, en una ventana inferior más pequeña.  (Nota: los 4 videos mostrados son aquellos que lleven más tiempo activados en sesión).


Nota: la funcionalidad de transmisión de video está disponible a partir de los modelos iPhone4 y iPad2.


               


La vista se ajusta automáticamente en función de si la posición del dispositivo es horizontal o vertical.


  1. Vista de “Presentación”: formato utilizado cuando algún participante ha iniciado la compartición de documentos, aplicaciones o escritorio con el resto de usuarios conectados.


               


En esta vista, la visualización de videos queda temporalmente deshabilitada en el terminal móvil para poner el foco principal en la visualización del documento, aplicación o escritorio compartido. Además el usuario puede utilizar la utilidad de zoom habitual en los terminales iPhone y iPad si quiere acercar o alejar la imagen mostrada en su pantalla del recurso compartido por el otro usuario.


Adicionalmente en ambos tipos de vista “Videoconferencia” y “Presentación”, en la parte superior derecha de la pantalla se muestran 2 iconos adicionales:


Botón para activar o desactivar audio y video, idéntico al de explicado para el Panel de Control.

Notificación de que algún participante le ha escrito un mensaje en el chat (público o privado)


Finalizar la sesión


Cuando el usuario desee salir de la sesión Spontania en curso, debe proceder de forma análoga a cómo se cierran otras aplicaciones en iPhones o iPads, seleccionando del listado de aplicaciones en proceso, la correspondiente a Spontania Mobile.



Anexo 1. Portal Web de Spontania


Dentro de los componentes que integran Spontania, uno de ellos es el Portal Web, el cual está orientado a facilitar la ejecución de otras operaciones complementarias que pueden ser requeridas durante el uso o gestión de la aplicación Spontania.


Dentro de las operaciones disponibles en el Portal Web a nivel de usuario, excluyendo las referentes a administración, se pueden destacar las siguientes:



En este Anexo se hace una revisión general de todas estas operaciones, así como el procedimiento para el acceso y desconexión del Portal Web.


Acceso al Portal Web


El acceso al portal comienza conectando con un navegador en el enlace principal de Spontania, cuyo formato es del tipo: http://<NOMBRE_SERVIDOR>/.



En este enlace se presenta la ventana para el acceso a la sesión tanto de los asistentes como del organizador, cuyo procedimiento de conexión se explica en el apartado 2 de este manual. En lugar de rellenar esos datos, el usuario debe seleccionar el enlace de “Acceso a portal”, en la parte superior derecho de esa página web, el cual lleva a la siguiente página para el acceso al Portal Web.



En esta nueva ventana de autenticación, en caso de seleccionar el enlace de “Acceso a sesión” en la parte superior derecha, regresaríamos a la ventana previa para conectar a una sesión de Spontania.


La página de acceso al portal contiene los siguientes 4 parámetros (el campo “Entidad” podría no aparecer según la configuración establecida a nivel de administración):



Con el rol de “Usuario” seleccionado, una vez cumplimentados los datos de acceso correctos en esa página web se muestra la página principal del Portal Web de Spontania.



En los próximos sub-apartados se enumeran las opciones disponibles en esta página web.


Listado de Sesiones disponibles


Una de las posibles acciones que el usuario puede realizar en el Portal Web de Spontania es visualizar el listado de todas las sesiones disponibles en las cuales puede conectarse, así como la configuración establecida para las mismas.



La información de configuración disponible es la siguiente:




Instalación de la Mensajería Instantánea


La instalación de la Mensajería Instantánea se realiza pulsando el botón siguiente en el Portal Web:



Consultar el apartado 7 de este manual para más información.

Creación y Modificación de Sesiones


Nota: Esta funcionalidad solamente está disponible en algunas versiones de Spontania.


Aquellos usuarios que hayan sido configurados a nivel de administración con la posibilidad de acceder a una sesión Spontania con el rol de moderador se encontrarán en la página principal del Portal Web con algunos botones adicionales para la provisión, edición o eliminación de sesiones.



El primer botón adicional asociado a esta funcionalidad es el que se encuentra en la parte inferior derecha con el nombre de “Nueva sesión”. Si el usuario pulsa sobre dicho botón, se le mostrará una página como la siguiente para crear una sesión Spontania adicional a las ya existentes:



Para crear la sesión, el usuario debe rellenar ese formulario web, que consta de 4 tipos de campos.


1º. Campos para la Planificación de la sesión (en la parte superior)




2º. Campos para establecer seguridad en el acceso (en la parte central)



Esta zona ofrece los campos específicos para poder establecer un mecanismo de control de acceso para la fase de conexión a la sesión. Las opciones se presentan en base a 2 pestañas “Sesión Pública” y “Sesión Privada” de las cuales el usuario organizador deberá optar por una de ellas:



En esta opción se puede definir una clave que los usuarios finales deberían escribir de forma obligatoria en el momento de la conexión para recibir autorización a unirse a la sesión. El enlace o URL de la sesión se puede extraer directamente desde esta misma pestaña, o abrir una plantilla de correo electrónico para enviarla a los posibles invitados al pulsar sobre el icono de .



La ventana con el nombre de “Contactos” contiene el listado de posibles usuarios con cuenta de Spontania que han sido creados a nivel de administración. Seleccionando uno o varios de ellos y utilizando la flecha de se pueden añadir al listado autorizado de participantes que pueden conectarse en la sesión, y utilizando la otra fecha volverían a no estar autorizados.


Por último, marcando la casilla de “Enviar correo a los participantes”, cuando se complete la creación de la sesión, los usuarios seleccionados en la ventana de “Participantes” recibirían un email con los datos de conexión sin que el usuario organizador precise enviarlo posteriormente.


3º. Campos de configuración avanzada (a continuación de los parámetros de seguridad)



En ellos se pueden establecer parámetros adicionales en la configuración de la sesión:





4º. Campos de configuración de servicios (sección final del formulario)



En esta sección final de configuración se enumeran todos los servicios de comunicación y colaboración que Spontania proporciona para que puedan activarse o no su uso en la sesión. Los valores de configuración son los siguientes:



En el caso del servicio de video, dependiendo de la configuración que se hubiera establecido a nivel de administración, podrá verse una casilla adicional con el nombre de “HQ” (High Quality). Esta casilla permite activar la posibilidad de utilizar los perfiles de mayor calidad de video de Spontania.


Nota: el servicio “Abm” (Adaptative Bandwidth Management) listado en último lugar, además de activar el control automático de calidad de video, es preciso que se configure con un valor de “” para permitir la conexión de dispositivos móviles iPhone y iPad en la sesión.


Cuando el usuario organizador termine de cumplimentar el formulario, al pulsar el botón de “Crear Sesión” regresará a la página principal del Portal Web, y podrá observar que en el listado de sesiones aparece la nueva que acaba de generar.


Asimismo, en la parte derecha de la fila asociada a esa sesión, aparecen 2 iconos adicionales en comparación con otras posibles sesiones:



Botón para visualizar y editar el formulario de parámetros de configuración de la sesión.

Botón para eliminar la sesión.


Estos botones estarán visibles únicamente en aquellas sesiones que hubieran sido creadas por el usuario que está conectado al Portal Web.


Gestión de Encuestas


Otra sección dentro del Portal Web que es sólo accesible por usuarios que hayan sido configurados a nivel de administración con el rol de moderador son las encuestas.



Pulsando en el botón de “Acceso de Encuestas” que se encuentra en la parte arriba a la derecha de página principal del Portal Web se puede entrar en la sección web para la gestión de encuestas.



En la nueva página que se muestra, pulsando el botón de “Acceso a Sesiones” ubicado en la misma posición superior derecha, se regresaría a la página principal del Portal Web que tiene el listado de sesiones disponibles para el usuario conectado.


Listado de Encuestas


Desde la página web de encuestas, la primera acción que el usuario puede realizar es visualizar el listado de todas las encuestas disponibles, así como la configuración establecida para las mismas.


Así, en esta página se proporciona la siguiente información referente a cada encuesta:



Editar la encuesta ( ó Copiar la encuesta)

Ver la encuesta

Ver los resultados de la encuesta

Eliminar la encuesta


La opción de editar la encuesta se muestra si no hay respuestas recibidas aún para la encuesta. En caso de que sí las hubiera, esta opción se sustituye por la de copiar la encuesta, para mantener la integridad entre respuestas recibidas y preguntas formuladas.


Las opciones correspondientes a editar o eliminar la encuesta podrían aparecer en un color grisáceo como el indicado para informar al usuario que no puede realizar ninguna de esas acciones sobre la encuesta, debido generalmente a que no fue el creador de la encuesta correspondiente.


En la parte inferior de la página web se ofrece una utilidad para ayudar a encontrar encuestas, la cual es útil cuando el número de encuestas que conforman el listado es significativo.



Esta utilidad localiza aquellas encuestas cuyo nombre identificativo (es decir, cuyo valor del campo “ENCUESTA” antes explicado) contiene la palabra o fragmento de palabra que el usuario escribe en la celda. La búsqueda comienza al pulsar el icono de búsqueda . Terminada la búsqueda, además del listado de encuestas encontradas que cumplan la condición escrita, aparece un nuevo botón “Inicio Encuestas” para volver a la página inicial con todo el listado de encuestas.


Por último, el último botón que se incluye en la página de gestión de encuestas es “Nueva Encuesta”, el cual se explica a continuación.


Creación de Encuesta


La creación de una encuesta se realiza en dos pasos:



El primer paso comienza seleccionando el botón de “Nueva Encuesta” de la página de encuestas.


Al pulsar este botón, al usuario se le presenta la página general para la creación de una encuesta, la cual se pone de dos partes:



1º. La parte superior para establecer el nombre de la encuesta y, opcionalmente, una imagen o logo.

2º. La parte inferior para restringir el ámbito de que usuarios pueden visualizar y utilizar la encuesta.


Completada la configuración general de la encuesta, hay que pulsar el botón “Crear Encuesta”. El usuario observará que en la lista de encuestas figura la nueva encuesta creada, si bien tendrá un valor de 0 para el campo de “Nº PREGUNTAS”, que será el paso siguiente a realizar.


Para comenzar a crear preguntas (también para editarlas y borrarlas cuando ya están creadas), desde la página del listado de encuestas el usuario debe seleccionar el icono de asociado a la encuesta que quiere editar.


Al pinchar en dicho icono, se muestra tanto los parámetros generales que se habían configurado en el primer paso (y que se podrían volver a editar y salvar pulsando el botón de “Modificar encuesta”), y una sección nueva que es para añadir preguntas, en la parte inferior de la página.



En esta parte inferior se muestra un listado de las preguntas que actualmente componen la encuesta. Los campos informativos que se muestran por cada una de las preguntas son los siguientes:



Editar la pregunta

Eliminar la pregunta

Pulsando el botón de “Nueva Pregunta” de abajo a la derecha se abre el formulario para la creación de una nueva pregunta.



En la parte superior de este formulario el usuario rellena los campos de la pregunta que luego se resumen en la página de la encuesta sobre dicha pregunta.



El resto del formulario permite al usuario añadir las posibles respuestas concretas que puede tener la pregunta. Para que estos campos adicionales puedan ser preparados la pregunta debe ser del tipo “Pregunta con respuestas predefinidas”.



Se activarán tantos bloques de respuesta como número de opciones de respuesta se seleccionen en “Número Respuesta”. La respuesta podrá ser en formato texto, o también en formato imagen, según la pestaña seleccionada para la respuesta.


Completada el formulario de la pregunta, al final de la página está el botón de “Crear Pregunta” para que la pregunta quede añadida a la encuesta.


Repitiendo el mismo procedimiento para cada una de las preguntas que se quieran incluir en la encuesta, quedará completada la encuesta, lista para su uso en sesiones Spontania.



Visualización de Resultados


Para poder conocer los resultados de una encuesta, en la página web que presenta el listado de las mismas el usuario ha de seleccionar el icono asociado con la encuesta que se quiere ver.


Tras ello, los resultados se presentan de la siguiente forma:



Cada vez que un usuario envía una encuesta en una sesión Spontania a otros asistentes, se añade una fila más en la página asociada con la encuesta utilizada. Los campos informativos que se muestran de los resultados de esta petición de cumplimentar una encuesta son los siguientes:



Ver las respuestas a la encuesta en formato web

Eliminar las respuestas a la encuesta

Descarga las respuestas a la encuesta en formato XML

Descarga las respuestas a la encuesta en formato CSV


De las opciones anteriores, en el caso de pulsar el icono para ver los resultados en una página web, esta página se presenta de la forma siguiente:



En filas se desglosan todas las respuestas recibidas en la sesión, indicando la siguiente información:



Salir del Portal Web


En todas las páginas web que componen el Portal Web se puede encontrar en la parte superior derecha un icono como el siguiente para que el usuario conectado pueda desconectar del Portal Web: